praktisk information

Fredag den 1. marts: OPSÆTNING FOR UDSTILLERE
Adgang for udstillere mellem kl. 8.00 og kl. 22.00

Lørdag den 2. marts: MESSE
Adgang for udstillere mellem kl. 8.00 og kl. 17.00
Gæster har generel adgang mellem kl. 10.00 og kl. 16.00
Dog har 400 VIP gæster adgang fra kl. 9.00 – så I skal være klar på jeres stand fra kl. 9.00

Søndag den 3. marts: MESSE OG NEDTAGNING
Adgang for udstillere mellem kl. 9.00 og kl. 22.00
Besøgende har adgang mellem kl. 10.00 og kl. 16.00

Udstillerne kan begynde nedtagning af stande og fjernelse af produkter fra kl. 16.00, og alt skal
være ude af Lokomotivværkstedet senest kl. 22.00

Se dog muligheden for afhentning af paller om mandagen som under “Standnedtagning”

Messens adresse er:

Lokomotivværkstedet
Building OBV 037
Otto Busses Vej 5A
2450 Copenhagen SV

Der opsættes større skraldespande til pap og andet affald langs siderne på bygningen.

Rundt omkring i hallen placeres mindre skraldespande til kaffekopper, papir mv.

Hver kravebjælke må maksimalt belastes til 80/160 kg med/uden belastning.

Teknisk afdeling skal kontaktes for assistance, før tunge genstande hænges op.

Teknisk afdeling står til jeres tjeneste for at rådgive om optimal udnyttelse af pladsen til arrangementet og deraf følgende brandanvisninger.

Følgende praktiske regler skal til enhver tid overholdes:

• Brand- og nødudgange må ikke spærres uden tilladelse fra teknisk afdeling
• Der må ikke dannes røg, damp eller lugte
• Alt brændbart opstillet i hallen skal brandsikres
• Tagkonstruktioner på en stand er kun tilladt, hvis den er godkendt på forhånd af teknisk afdeling
• Brug af åben ild skal godkendes af brandvæsenet
• Alle bannere, flag og andet stof i brændbart materiale skal være brandsikrede

Lokomotivværkstedets personale opsætter brandudgangsskilte efter behov.

Det er ikke tilladt at påsætte noget på væggene, der kan beskadige den.

En opkrævning for beskadigede vægge vil blive håndhævet.

Vi har lavet en aftale med Ligula Hospitality Group, og I kan derfor booke hotel med 20% rabat som udstiller på Copenhagen Bike Show.

I booker selv online, og der kan vælges mellem 5 forskellige hoteller i København:
https://ligula.se/da/

Benyt blot koden: 1394460

Trådløst netværk er tilgængeligt på stedet.
Netværksnavn: Lokomotiv-gæst
Adgangskoden vil blive leveret efter anmodning.

Udstillere og besøgende kan gøre brug af trådløs internetforbindelse gratis inde på stedet.
Denne tjeneste er dog beregnet til let brug af et betydeligt antal brugere, og der kan forekomme ustabil forbindelse af og til.

En kablet opkobling kan bestilles, når der åbnes for bestillinger i slutningen af januar.

Da det ikke er muligt at opdele messen i separate lydsektioner, er det ikke tilladt for udstillerne at spille musik.

Belysning bestilles, når der åbnes for dette i slutningen af januar.

Ophængning og justering varetages kun af Lokomotivværkstedets tekniske afdeling.

ALLE SPOT I HALLEN SKAL VÆRE “FLOODLIGHT” LEVERET AF LOKOMOTIVVÆRKSTEDET.

Hvis I medbringer egne spots, skal disse have forhåndsgodkendelse fra Lokomotivværkstedet. Kontakt teknisk afdeling omkring dette.

Har I ikke bestilt lys endnu, så kan I formentig stadigt nå det. I skal blot henvende jer i kontoret ved indgangen og tale med Julia Nygren.

Mad og drikkevarer sælges på messens caféer.

Udlevering af mad og drikkevarer – inklusiv smagsprøver til de besøgende på en stand – kræver forudgående samtykke fra arrangøren.

Selvom et sådant samtykke er givet, skal udstillerne følge anvisningerne fra arrangøren.

Såfremt anvisningerne ikke følges, er arrangøren berettiget til at hæve kontrakten med den pågældende udstiller, der så må forlade det pågældende standareal for udstillerens egen risiko og regning.

Uanset samtykke fra arrangøren kan alkohol ikke serveres til personer under 18 år i henhold til dansk lovgivning.

Der er stor forskel på, hvordan de enkelte udstillere ønsker at fremvise deres produkter på Copenhagen Bike Show.

Nogle har et stort brand i ryggen, der kan sende et helt hold folk til København og bygge top-professionelle stande.

Andre har selv podier eller lignende med, og nogle bygger mindre – men elegante – løsninger på stedet.

Der er mulighed for at tilkøbe printede vægge, spotligths, tæpper, møbler og meget mere.

Har du brug for nogle ting til din stand efter deadline, så kontakt Julia Nygren hurtigst muligt, og hør om dine muligheder.

Lokomotivværkstedets tekniske afdeling står til din tjeneste for at hjælpe med attraktive og funktionelle ophængningssystemer.

Skilte og lignende må ikke hænges i eller stikke ud på gangbroer og åbne arealer. Stande må ikke opføres over den officielle standhøjde på 2,5 m i området uden særkskilt tilladelse fra både Copenhagen Bike Show og teknisk afdeling.

Det er forbudt at beskadige Lokomotivværkstedets gulve, vægge, tagkonstruktioner og materialer med skruer, bor og søm eller på anden måde.

Det er muligt som udstillere at tilkøbe dagsbilletter til biler og varevogne.
En dagsbillet koster kr. 200,- + moms og er gældende et døgn.

Med en dagsbillet kan man parkere på de tre områder, som er markeret med ”Parking” nedenfor:

Ønsker man ikke en dagsbillet, så kan man benytte Apcoa Flow eller Easypark app.
Du kan hente Apcioa app’en her: apcoaflow.apcoa.dk

Betaling med app koster kr. 36,- pr. påbegyndt time (inkl. moms).

De to apps kan ikke altid hentes af udenlandske udstillere, og med en dagsbillet slipper man også
for at huske at starte/stoppe sin parkering.

Såfremt I ønsker at købe en eller flere dagsbilletter, skal I udfylde og sende vedhæftede bestillingsliste
til senest tirsdag den 20. februar kl. 9.00

I vil herefter modtage en faktura på de ønskede dagskort.

De bestilte dagsbilletter kan afhentes i receptionen ved indgangen, når I ankommer til messen om
fredagen.

Parkering ved Lokomotivværkstedet betales via app fra Apcoa Flow og koster DKK 36,- pr. påbegyndt time.

På kortet nedenfor kan I se den port der er tættest på jeres stand.
Benyt venligst den tætteste port, og husk at aflæsse hurtigt og derefter køre væk med jeres varevogn igen med det samme, så den næste udstiller kan komme frem til porten af læsse af.
Dette gælder naturligvis både ved af- og pålæsning.

Ved indgangen og billetsalget finder man produktionskontoret.

Her bestiller man hjælp til ophængning af bannere og andet, samt ekstra spot og møbler, hvis der er brug for det.

Bemærk at der opkræves et tillægsgebyr ved bestilling under messen, og at udvalget af møbler er begrænset.

Det er derfor en god ide, at bestille hvad man skal bruge online, når dette åbner i slutningen af januar.

Har du brug for nogle ting til din stand efter deadline, så kontakt Julia Nygren hurtigst muligt, og hør om dine muligheder.

Copenhagen Bike Shows reception ved indgangen/billetsalget er bemandet i følgende tidsrum:

• Fredag d. 1. marts 2024 mellem kl. 8.00 og 18.00
• Lørdag d. 2. marts 2024 mellem kl. 8.00 og 17.00
• Søndag d. 3. marts 2024 mellem kl. 9.00 og 17.00

Udenfor disse tidsrum kan I kontakte Christian Ritter på mobil +45 2042 0006.

Lokomotivværkstedet står for rengøring af alle offentlige områder under udstillingen.

Udstillere står for rengøring af stande, podier, montrer etc. Hvis du foretrækker, at Lokomotivværkstedet laver den nødvendige rengøring, kan ydelsen bestilles som en teknisk ydelse. Rengøring af standen kan kun bestilles for hele udstillingsperioden.

Rygning er ikke tilladt i Lokomotivværkstedet, og kan således kun foregå udenfor.

Udstillere må først begynde at pakke deres stande ned, når messen lukker søndag den 3. marts kl. 16.00
Ale stande SKAL være pakket sammen og ryddet inden kl. 22.00 søndag aften.
Der er dog mulighed for afhentning af paller fra jeres stand om mandagen den 4. marts mellem kl.
9.00 – 16.00
Bemærk, at dette koster kr. 2.000,- ekskl. moms (uanset antallet af paller).
Beløbet vil blive faktureret og tilsendt fra Lokomotivværkstedet.

Hvis I ønsker at benytte denne service, så skal I blot lade pallerne stå på jeres stand, og hver palle
skal tydeligt mærkes med stand nummer, virksomhed, kontaktperson og telefonnummer.

Der er teknikere og andre i huset om mandagen, som pakker ting sammen, så det er på eget ansvar,
at man kan benytte denne mulighed. Hverken Lokomotivværkstedet – eller Nordic Bike Shows – kan
holdes ansvarlige for de ting, der står i hallen til afhentning. Dog har de aldrig oplevet, at det er
noget problem.

Husk at tage ALT med jer, og rydde pænt op på standen.

Der er skraldespande flere steder i hallen, hvor I kan aflevere pap og skrald.
Hvis jeres stand ikke er efterladt helt tom, vil I blive opkrævet for oprydning.

Som udstiller kan man komme ind på messen fredag den 1. marts fra kl. 8.00
Opbygning af stande skal være afsluttes senest kl. 22.00

Der vil IKKE være mulighed for at bygge stand om lørdagen.
Dog kan man naturligvis medbringe de sidste småting til standen, når man møder ind lørdag morgen.

Levering af varer til messen skal ske om fredagen.
Sørg for at I selv er til stede i hallen, når jeres varer ankommer.

Skal fragtmanden selv sætte pallerne på jeres stand, skal I mærke alle paller tydeligt med stand
nummer, udstiller navn, kontakt person og mobilnummer.

Inkluderet i din standleje er et strømstik (stikdåse) til alm. 230 V, 10 A, samt dit strømforbrug.

Dette stik er udelukkende beregnet til at håndtere PC, telefoner, TV og andre elektroniske genstande med almindeligt (lavt) forbrug, og kan maksimalt trække 1800 Watt.

Stikket kan IKKE benyttes til kaffemaskine, spots og andet der kræver større strømmængder.

Har du brug for ekstra strøm skal dette bestilles online, når der åbnes for bestillinger i slutningen af januar måned.

Lokomotivværkstedets tekniske afdeling står for opstilling af stande, lys, lydanlæg mm. og er til tjeneste under hele opbygningsperioden for at rådgive og assistere udstillerne.

Den tekniske afdeling er placeret ved indgangen/billetsalget.

For at sikre, at opsætning og nedtagning planlægges så effektivt som muligt, er det vigtigt, at de nødvendige tekniske ydelser bestilles senest den 9. februar 2024.

Ved forsinkede henvendelser og bestillinger pålægges administrationsgebyr. Ordrer modtaget under opbygning kan ikke garanteres i tide til åbningen af udstillingen.

Hvis du har brug for assistance fra den tekniske afdeling, udover den bistand, der rekvireres på forhånd, bedes du kontakte den tekniske afdeling. Rekvirerede ydelser faktureres efter udstillingen.

Der faktureres minimum 30 minutter.

Prisen er EUR 45,- (DKK 325,–) per 30 min.
Har du brug for gaffeltruckhjælp er prisen EUR 65,- (DKK 475,-) pr. 30 min.

Lokomotivværkstedets tekniske afdeling skal på forhånd godkende brugen af eksternt teknisk udstyr. Alle specifikationer foreskrevet af den tekniske afdeling skal overholdes.

Da Lokomotivværkstedet ikke har mulighed for at modtage forsendelser til jeres stand skal disse, såfremt de ankommer uden for den officielle opbygningsperiode og I ikke selv er til stede til at tage imod dem, sendes til vores samarbejdspartner DSV Solutions, som så vil sørge for at modtage, registrere og levere godset til standen.

Adressen er:

DSV Solutions A/S
c/o Bella Center
Emma Gads Vej 11, (Loading Area E)
DK-2300 København S

Mrk: CPH Bikeshow / ”Firmanavn” / ”Standnr.”

Ligeledes kan der, såfremt I ikke har mulighed for at få afhentet jeres materiale under nedbrydningsperioden, træffes aftale med DSV om at tage dette retur til lager for videre ekspedition herfra. Ved nedbrydningsperiodens afslutning vil evt. uafhentet materiale under alle omstændigheder blive fjernet af DSV for udstillers regning.

Skulle I have brug for gaffeltruckassistance til losning/læsning af gods kan DSV også være behjælpelig med dette – det anbefales at forudbestille denne service for at minimere ventetid.

Der er ikke ledigt areal til opbevaring af tomemballage (kasser, paller, bure etc.) under arrangementet, så hvis I ikke selv har mulighed for at få det bortkørt kan DSV tilbyde at afhente, opbevare og returnere det for jer.

Kontakt oplysninger:

For transportforespørgsler, spørgsmål og priser på alle ovennævnte services, venligst kontakt projektansvarlig Henrik Glendorf eller Jesper Steen, DSV på  eller på telefon 43203850.

Når I ankommer til messen, skal I melde jer i receptionen ved indgangen, hvor I vil få udleveret jeres udstillerkort.
Disse skal bæres synligt, da vores personale og vagter skal kunne se, at I er udstillere.

Der vil være Nordic Bike Shows personale i receptionen i følgende tidsrum:

Fredag d. 1. marts 2024 mellem kl. 8.00 og 18.00
Lørdag d. 2. marts 2024 mellem kl. 8.00 og 17.00
Søndag d. 3. marts 2024 mellem kl. 9.00 og 17.00

Udenfor disse tidsrum kan I kontakte Christian Ritter på mobil +45 2042 0006.

Har I brug for at hvile hovedet og måske spise frokost i mere fredelige omgivelser, så kan I med fordel benytte udstiller loungen på 1. sal.
Her byder vi også på en kop kaffe.

Se kortet nedenfor:

Når I har købt mad og drikke i cafeen, kan I sætte jer derop og slappe lidt af.
Der er også mulighed for at tage en kunde med op, så I kan tale lidt mere uforstyrret.

Der vil være professionelle vagter til stede, når messen er lukket fra fredag aften til søndag morgen.

Alle produkter, standkonstruktioner og materialer er imidlertid udelukkende på udstillernes eget ansvar, og udstilleren bør sørge for at have de rette forsikringer på plads inden deltagelsen på messen.

Som udgangspunkt er alle stande solgt som ren gulvplads.

Det er dog muligt at få sat hvide skillevægge op, såfremt det ønskes.
Disse er 2,5 m høje, og sættes sammen 1 m brede vægge.

En anden mulighed er at bestille printede vægge.
Dette kan gøres, når der åbnes for bestillinger i slutningen af januar.

Har du allerede nu spørgmål til printede vægge, så skriv en mail til der kan besvare dine spørgsmål.

DEADLINE for bestilling af printede vægge er den 9. februar 2024

Har du brug for nogle ting til din stand efter deadline, så kontakt Julia Nygren hurtigst muligt, og hør om dine muligheder.